Microsoft 365 遠(yuǎn)程管理的五要素

2020-02-07 15:13 作者：艾銻無限 瀏覽量：

 
        這次的肺炎疫情對中國的中小企業(yè)將會是沉重的打擊，據(jù)釘釘和微信兩個辦公平臺數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)現(xiàn)有2億左右的人在家遠(yuǎn)程辦公，那么對于中小企業(yè)的員工來說不懂IT技術(shù)將會讓他們面臨的最大挑戰(zhàn)和困難。
 
        電腦不亮了怎么辦？系統(tǒng)藍(lán)屏如何處理？辦公室的電腦在家如何連接？網(wǎng)絡(luò)應(yīng)該如何設(shè)置？VPN如何搭建？數(shù)據(jù)如何對接？服務(wù)器如何登錄？數(shù)據(jù)安全如何保證？數(shù)據(jù)如何存儲？視頻會議如何搭建？業(yè)務(wù)系統(tǒng)如何開啟等等一系列的問題，都會困擾著并非技術(shù)出身的您。


 
        好消息是當(dāng)您看到這篇文章的時候，就不用再為上述的問題而苦惱，您只需撥打艾銻無限的全國免費(fèi)熱線電話:400 650 7820，就會有我們的遠(yuǎn)程工程師為您解決遇到的問題，他們可以遠(yuǎn)程幫您處理遇到的一些IT技術(shù)難題。
 
        如遇到免費(fèi)熱線占線，您還可以撥打我們的24小時值班經(jīng)理電話:15601064618或技術(shù)經(jīng)理的電話:13041036957，我們會在第一時間接聽您的來電，為您提供適合的解決方案，讓您無論在家還是在企業(yè)都能無憂辦公。
 
       那艾銻無限具體能為您的企業(yè)提供哪些服務(wù)呢？
       艾銻無限始創(chuàng)于2005年，歷經(jīng)15年服務(wù)了5000多家中小企業(yè)并保障了幾十萬臺設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，積累了豐富的企業(yè)IT緊急問題和特殊故障的解決經(jīng)驗(yàn)，制定了相對應(yīng)的解決方案。我們?yōu)槟钠髽I(yè)提供的IT服務(wù)分為三大版塊:
 
       第一版塊是保障性IT外包服務(wù):如電腦設(shè)備運(yùn)維，辦公設(shè)備運(yùn)維，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)維，服務(wù)器運(yùn)維等綜合性企業(yè)IT設(shè)備運(yùn)維服務(wù)。
 
       第二版塊是功能性互聯(lián)網(wǎng)外包服務(wù):如網(wǎng)站開發(fā)外包，小程序開發(fā)外包，APP開發(fā)外包，電商平臺開發(fā)外包，業(yè)務(wù)系統(tǒng)的開發(fā)外包和后期的運(yùn)維外包服務(wù)。
 
       第三版塊是增值性云服務(wù)外包:如企業(yè)郵箱上云，企業(yè)網(wǎng)站上云，企業(yè)存儲上云，企業(yè)APP小程序上云，企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)上云，阿里云產(chǎn)品等后續(xù)的云運(yùn)維外包服務(wù)。
 
       您要了解更多服務(wù)也可以登錄艾銻無限的官網(wǎng):www.bjitwx.com查看詳細(xì)說明，在疫情期間，您企業(yè)遇到的任何困境只要找到艾銻無限，能免費(fèi)為您提供服務(wù)的我們絕不收一分錢，我們?nèi)w艾銻人承諾此活動直到中國疫情結(jié)束,我們將這次活動稱為——春雷行動。

 
        以下還有我們?yōu)槟峁┑囊恍┘夹g(shù)資訊，以便可以幫助您更好的了解相關(guān)的IT知識，幫您渡過疫情中辦公遇到的困難和挑戰(zhàn)，艾銻無限愿和中國中小企業(yè)一起共進(jìn)退，因?yàn)槲覀兿嘈湃f物同體，能量合一，只要我們一起齊心協(xié)力，一定會成功。再一次祝福您和您的企業(yè)，戰(zhàn)勝疫情，您和您的企業(yè)一定行。
 

Microsoft 365 遠(yuǎn)程管理的五要素

        對于很多企業(yè)來說，遠(yuǎn)程工作當(dāng)前是一個臨時性的、補(bǔ)充性的權(quán)宜之計(jì)，面向的場景主要是個別人員與團(tuán)隊(duì)間的遠(yuǎn)程交流。一個活生生的團(tuán)隊(duì)化整為零，工作形式被拆解成郵件、電話、文件……團(tuán)隊(duì)協(xié)作被理解為審批、共享、群聊……這樣的畫面不算很美，而且離密切協(xié)同還有相當(dāng)大的距離。

        工作是需要被管理的，管理從目標(biāo)任務(wù)、指導(dǎo)思想演化為各種指示，在一個特定場所面向一群人員發(fā)出，在管理者與被管理者之間，會基于語氣、身份、表情、反應(yīng)，而建立起一套彼此默契、主動支持的組織協(xié)調(diào)性。“遠(yuǎn)程協(xié)同”，或者“現(xiàn)代化辦公”，不止是建立溝通管道、管理進(jìn)度、按時交付工作成果，最難彌補(bǔ)的是“組織化協(xié)作”這一塊。

要素 1：有序的自組織化

        遠(yuǎn)程協(xié)同，是當(dāng)一個有形的整體變成無形的整體，團(tuán)隊(duì)成員間主動和有序的自組織化。

對個體而言，每個員工要做好團(tuán)隊(duì)溝通、文件管理、時間管理，并保持專注。

        遠(yuǎn)程管理要讓團(tuán)隊(duì)感受到關(guān)懷，保持信息的暢通無阻，這是最重要的。

        每周 Lily 都會保證與每位下屬的交流時間。為提高效率，溝通的時間、內(nèi)容都是提前計(jì)劃好的。Lily 會在會議前用 OneNote 寫好一頁溝通計(jì)劃，接著通過一對一、團(tuán)隊(duì)電話會議、線下等各種形式交流。


對團(tuán)隊(duì)而言：
 
        隨時建立可管理的溝通頻道，團(tuán)隊(duì)門戶上的通知與文檔版本管理，可定制的審批工作流，與供應(yīng)商的外鏈等都是需要考慮的問題。

        上下游公司的會議系統(tǒng)、郵件系統(tǒng)、電腦狀況和自己公司肯定是不一樣的。既要做到與之交流順暢，還要確保機(jī)密信息只限于在被授權(quán)的人中傳播——這對于遠(yuǎn)程協(xié)作平臺的易用性、安全性和可管理性提出了挑戰(zhàn)。員工眾多以及看重知識產(chǎn)權(quán)的公司尤其要注意，不能把消費(fèi)類的聊天軟件作為遠(yuǎn)程協(xié)同的主力工具。
 
要素 2：滲透一切的協(xié)作
 
        時間成本很重要，重復(fù)勞動影響效率。
 
        小時候玩過一個游戲，排頭的人在耳邊傳一句悄悄話給身邊的人，傳到排位最后一個人，沒有一次是不變樣的，這正是遠(yuǎn)程溝通的痼疾。如果不能整齊劃一地協(xié)作，效率無從談起。
 
        譬如銷售打單，和合作伙伴配合要用到聊天工具；要發(fā)產(chǎn)品資料、簽署協(xié)議，牽涉到各類型文檔；開會討論需要會議軟件；下單用到 CRM 系統(tǒng)……這些應(yīng)用都可以在 Microsoft Teams 中調(diào)用打開，在同一個窗口按照項(xiàng)目討論進(jìn)度清晰展現(xiàn)。

要素 3：目標(biāo)管理和過程管理的落地結(jié)合

        以目標(biāo)結(jié)果為導(dǎo)向，而人在哪里工作，是不是坐在身邊并不重要。

        在微軟工作，目標(biāo)細(xì)化到各個維度，那叫一個千難萬險；完成情況清晰的實(shí)時顯示，那叫一個了如指掌，每個人自然是無需揚(yáng)鞭、馬自奮蹄。

        拿銷售業(yè)績 KPI 來看，不只是看總數(shù)有沒有達(dá)標(biāo)，還需要關(guān)注增長率、重點(diǎn)產(chǎn)品、各大區(qū)銷售狀況、各種客戶、不同行業(yè)、正在跟進(jìn)的銷售機(jī)會……要拿到報告很容易，商業(yè)智能工具 Power BI 對接數(shù)        據(jù)庫調(diào)出最新銷售數(shù)據(jù)，通過可視化的界面直觀展示分析結(jié)果。

        我要做的是對團(tuán)隊(duì)放權(quán)，他們會全權(quán)負(fù)責(zé)自己的事情。

        過程管理是指需要在諸多節(jié)點(diǎn)上一步一步指導(dǎo)員工。

        會議通常被視為一個個孤立的事件，但在遠(yuǎn)程工作中，一系列前后關(guān)聯(lián)的會議是推動協(xié)作進(jìn)展的關(guān)鍵里程碑。我們需要對會議的會前、會中、會后進(jìn)行完整生命周期管理。
Microsoft Teams 的可以通過會議錄音，自動形成會議紀(jì)要，及時把下一步的行動整理出來，通過 Planner 把團(tuán)隊(duì)的待完成事項(xiàng)集中管理。


要素 4：工位般的溝通效果
        持續(xù)遠(yuǎn)距離的工作方式，時間長了，可能會讓團(tuán)隊(duì)成員的關(guān)系變得疏遠(yuǎn)。不要小瞧這個問題。有兩個細(xì)節(jié)需要注意：
        尊重他人的溝通習(xí)慣
        微軟的內(nèi)部郵件很多，通常一天收發(fā)數(shù)百封郵件。好處是立字為據(jù)，但重要信息容易被湮沒，所以需要其他的途徑及時補(bǔ)位交流。
        要讓別人聽到，就得用他熟悉的方式去交流。有的同事喜歡用 Teams 直接撥打語音或視頻電話，有的喜歡在 Outlook 里預(yù)約會議邀請相關(guān)同事，也有人希望收聽手機(jī)留言……我個人最喜歡的是在 Teams 里聊天，可以在重點(diǎn)聊天內(nèi)容下面回復(fù)，關(guān)鍵信息不會被湮沒。即使拉新的員工進(jìn)來，也能看到之前的對話，來龍去脈一目了然。


        面對面交流為補(bǔ)充，團(tuán)建活動不可少
 
        我每個月都會去北京一次，與核心團(tuán)隊(duì)坐在一起工作。在增進(jìn)員工感情和相互學(xué)習(xí)交流上，微軟沒少花心思和銀子。每財(cái)年初的開工動員大會、家庭日、團(tuán)隊(duì)至少半年一次的團(tuán)建活動、每季度一次慶祝和季度業(yè)務(wù)回顧后的吃飯、唱歌、打牌……
 
要素 5：保持創(chuàng)造力
 
        對公司而言，自身的流程不斷優(yōu)化和變革，引入新的工具，譬如 SharePoint、Power Apps、Power Automate，借助其豐富的表單、自定義工作流和移動應(yīng)用，支持流程的不斷優(yōu)化和變革。
 
        對團(tuán)隊(duì)而言，推動內(nèi)外部的競爭。對內(nèi)除了設(shè)立 KPI 和激勵機(jī)制，更要讓員工有更強(qiáng)的成就意識。基于 Microsoft 365 的平臺建立鼓勵創(chuàng)新和良性的內(nèi)部競爭的企業(yè)文化，其關(guān)鍵在于傳遞企業(yè)的核心價值，整合專門的第三方應(yīng)用，幫助員工建立職業(yè)規(guī)劃。外部競爭則可以通過 Microsoft 365 中的 OneNote 等來及時收集不斷變化的市場動態(tài)信息以適應(yīng)新的挑戰(zhàn)。
 
        對團(tuán)隊(duì)中的個體而言，Microsoft 365 能通過沉浸式體驗(yàn)令遠(yuǎn)程在家工作中的個體保持專注，同時在遠(yuǎn)程協(xié)作中共同創(chuàng)造的新的靈感。
 
        有人會質(zhì)疑遠(yuǎn)程辦公的參與感，開會的時候還能頭腦風(fēng)暴么？對我而言，90% 的會議都是線上的，和坐在會議室里沒什么區(qū)別。能看到對方的臉并自然地溝通，有電子白板可以隨時寫寫畫畫，會后一鍵保存，還可以共享，免除大量的會議記錄工作。